Adatkezelési, adatvédelmi nyilatkozat
A képzésben résztvevők nyilvántartása
A Kabinet Kft. mint Felnőttképző az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény előírásai, valamint az Európai Parlament és a Tanács 2016. április 27-i (EU) 2016/679 (általános adatvédelmi) rendelete szerint kezeli a tanulmányi nyilvántartásokat. A felnőttképzési jogviszonyra vonatkozó tények dokumentálására szolgáló adatkezelés jogszabályi alapja a szakképzésről szóló 2019. évi LXXX. törvény, a 12/2020. (II. 7.) Korm. rendelet a szakképzésről szóló törvény végrehajtásáról, a felnőttképzésről szóló 2013. évi LXXVII. törvény, 11/2020. (II.7.) Korm. rendelet a felnőttképzési törvény végrehajtásáról.
A tanulmányi nyilvántartás adatai a személy tanulmányi teljesítésével kapcsolatos szervezési és adminisztratív feladatok ellátására használhatók fel.
A tanulmányi nyilvántartás képzésenkénti, képzési csoportonkénti bontásban a Kabinet Kft. valamennyi képzésben résztvevőjének adatait tartalmazza.
Tárolása: az elektronikus nyilvántartó programon és papíralapon a képzési csoport dossziéjában az irattárban.
Az irattárat az irattári rendszabályok betartásával használhatják a munkatársak.
A képzésben résztvevők személyes adatait több lépcsőben szerzi be, és kezeli az Adatkezelő, a Felnőttképző.
1. A képzés iránt érdeklődés az első fázis.
Az érdeklődő/érintett vagy a Kabinet Kft. vagy a szerződött, képzést hirdető partnerek honlapján keresztül kezdeményezi a kapcsolatfelvételt.
Az adatvagyon ebben a fázisban:
| személyes adat | név, e-mailcím, telefonszám | Képzés iránt érdeklődés1. fázis | adatfeldolgozó: képzésszervező, IT-szolgáltató |
| egyéb adat | melyik képzés, mikor induló tanfolyam | ||
| honnan | honlap, más partnerek | ||
| jogalap | önkéntes hozzájárulás | ||
| adatkezelés célja | képzési tájékoztatás | ||
| továbbítható? | nem továbbítható harmadik félnek | ||
| meddig kezelhető | a cél megszűnéséig | ||
| tárolva | nyilvántartási rendszer adatbázisában | ||
| műveletek | telefonhívás, e-mailküldés |
Ha a tájékoztatás célt ér, az érdeklődőből jelentkező válik.
2. A képzésre való jelentkezés a második fázis: adatkezelés a felnőttképzési szerződés megkötésének időpontjáig
A Jelentkezési lap/online jelentkezési lap/adatbekérő részeként a jelentkező az adatkezelési tájékoztatót/szabályzatot megismeri, elfogadja, és hozzájárul a leírt célból történő kezeléséhez.
Ha a jelentkező nem fogadja el, nem tud a képzésbe beiratkozni.
Az adatkezelés célja: A felnőttképzési törvény hatálya alá tartozó képzésbe való bekapcsolódás.
Az adatvagyon ebben a fázisban:
| személyes adat | természetes személyazonosító adatai: viselt név, születési név, anyja neve, születési hely és idő, e-mailcím | Képzésre jelentkezés 2. fázis | adatfeldolgozó: képzésszervező, IT-szolgáltató, szerződött partnerek |
| legmagasabb iskolai végzettsége; a PK, KKK a képzéssel összefüggő adatok, amelyek a képzésben részt vevő személy szakképesítésével, szakképzettségével és idegennyelv-ismeretével összefüggő adat. | |||
| honnan | a jelentkező által kitöltött jelentkezési lap/adatbekérő és iratok, jelentkezés visszaigazolása, számlainformációk | ||
| jogalap | a felnőttképzési szerződés előkészítéséhez kötődő adatkezelés 2013. évi LXXVII. törvény 21. § (1) és az érintett önkéntes hozzájárulása | ||
| adatkezelés célja | a képzésben való részvétel előkészítése | ||
| továbbítható? | az adatok teljes köre nem továbbítható harmadik félnek; abban az esetben azonban, ha a Kabinet Kft. előzetes tudás vagy kompetencia mérése céljából megrendel közreműködést szerződött partnereinél a jelentkező/résztvevő nevét és e-mailcímét – a működtetés szükségszerűsége okán – időlegesen, cél szerinti használatra átadja mint adatkezelő a partner/eknek mint adatfeldolgozónak. | ||
| meddig kezelhető | Ha a felnőttképzési szerződést nem köti meg, az adatok az elektronikus archív mappába kerülnek, és töröljük (ha pénzügyi teljesítés nem történt). Vagy ha a jelentkező kéri, az általa meghatározott ideig (pl. következő tanfolyamra jelentkezés). | ||
| tárolva | nyilvántartási rendszer adatbázisában | ||
| műveletek | felnőttképzési szerződés összeállítása |
Ha a felnőttképzési szerződést megkötötték a felek, jelentkezőből képzésben résztvevő válik.
3. A képzés harmadik fázisa: adatkezelés a felnőttképzési szerződés megkötésének dátumától számított 8. év utolsó napjáig
Ha a képzésben résztvevő nem fogadja el, nem tud részt venni a képzésben.
Az adatvagyon ebben a fázisban:
| személyes adat | 2013. évi LXXVII. törvény 21. § (1) a), b) előírt adatok név, születési név, anyja neve, születési hely és idő, e-mailcím, tanúsítványszám, oktatási azonosító | Képzés megvalósítása 3. fázis | adatfeldolgozó: képzésszervező, nyilvántartó program szolgáltatója |
| egyéb személyes adat | a képzésbe történő belépésével és a képzés elvégzésével; illetve a képzés elvégzése hiányában a képzésből történő kilépésével; a képzés során történő értékelésével és minősítésével; a képzéssel összefüggő fizetési kötelezettségeivel és az igénybe vett képzési hitellel kapcsolatos adatok. | ||
| honnan | képzésben résztvevő aláírt felnőttképzési szerződése, bemutatott eredeti, majd másolt iratok, a jelenlét igazolására szolgáló iratok, felvételek | ||
| jogalap | 2013. évi LXXVII. törvény 21. § (1), (2), (5) és a 16. § a)-c) és a 11/2020 (II. 7.) Korm. rendelet 26. § (2) és (3) bekezdésben meghatározottak (a képzés megvalósításával összefüggő dokumentumok) | ||
| adatkezelés célja | a képzés megvalósítása | ||
| továbbítható? | továbbítani kell a felnőttképzési/szolgáltatási szerződéshez szükséges adatokat – amennyiben a képzési díjat nem a képzésben résztvevő fizeti meg (jellemzően munkáltatója) | ||
| továbbítani kell a 2013. évi LXXVII. törvény 15. § (1) b), c) bekezdés szerinti adatokat a felnőttképzés adatszolgáltatási rendszerében kezelt személyes adatok azonosítása, ellenőrzése és pontosítása, valamint a pályakövetési rendszer és a munkaerő-piaci előrejelző rendszer működtetése céljából (1b) szerint | |||
| továbbítani kell harmadik félnek: az államháztartási vagy európai uniós források igénybevételének és felhasználásának ellenőrzése céljából az e támogatásokat ellenőrző szervek számára | |||
| továbbítani lehet (az Érintett felhatalmazása alapján) harmadik félnek: a vizsgához szükséges adatokat (a képesítő/szakmai vizsga szabályairól szóló 2019. évi LXXX. törvény (14. §) alapján meghatározott akkreditált szakképzési vizsgaközpont meghatározott adatok és a felnőttképzésről szóló törvény végrehajtásáról szóló 11/2020. (II. 7.) Korm. rendelet 1. melléklete szerinti résztvevői tanúsítvány). | |||
| továbbítható harmadik félnek: az adatok statisztikai célra felhasználhatók és statisztikai célú felhasználásra személyazonosításra alkalmatlan módon átadható (KSH-nak térítésmentesen) | |||
| meddig kezelhető | a felnőttképzési szerződés megkötésétől számított 8. év utolsó napjáig tartjuk nyilván és kezeljük | ||
| tárolva | nyilvántartó program szolgáltatója szerverén, Kabinet Kft. szerverén elektronikus mappában; papír alapon tanfolyamonként dossziéban (irattárban) | ||
| műveletek | felnőttképzési szerződés megkötése, az egységes dokumentum iratainak (a Fktv. 16. § a)-c) pontjában és a 11/2020 (II. 7.) Korm. rendelet 26. § (2) és (3) bekezdésben meghatározott (a képzés megvalósításával összefüggő dokumentumok) vezetése, irattározása, megsemmisítése |
4. A képzés negyedik fázisa: adatkezelés a felnőttképzési szerződés megkötésének dátumától számított 8. év utolsó napja után
Az adatvagyon ebben a fázisban:
| személyes adat | név, e-mailcím | Utókövetés4. fázis | adatfeldolgozó: képzésszervező, IT-szolgáltató |
| honnan | Jelentkezési lap vagy felnőttképzési szerződés | ||
| jogalap | önkéntes hozzájárulás | ||
| adatkezelés célja | tájékoztatás új képzésekről | ||
| továbbítható? | nem továbbítható harmadik félnek | ||
| meddig kezelhető | a cél megszűnéséig/ az érintett hozzájárulásának visszavonásáig | ||
| tárolva | nyilvántartási rendszer adatbázisában | ||
| műveletek | telefonhívás, e-mailküldés |